INTRODUÇÃO

GESTÃO ELETRONICA DE DOCUMENTOS

INTRODUÇÃO

Com o passar dos anos, começou-se a perceber um grande acúmulo de papéis em grandes centros, e essa quantidade vem aumentando a cada dia. Para cuidar da organização e segurança destes documentos, iniciaram-se os estudos em relação ao GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Evidentemente, cada empresa trabalha de um jeito, tem uma cultura própria e também produz as informações de um modo diferente seguindo este raciocínio. No entanto, estudos comprovaram que mesmo trabalhando de modos distintos em geral, as empresas seguem um certo padrão geral no que diz respeito a produção de informações. Este padrão subliminar é o chamado Ciclo Documental. O GED é a soma de todas as tecnologias e produtos que visam o gerenciamento de informações de forma eletrônica, fechando o ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento.

A partir de pesquisas realizadas pela AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) 92% das informações dos EUA estavam em papel. Conforme o tempo foi passando, começaram a surgir algumas corporações que iniciaram um processo de análise para soluções de desenvolvimento de sistemas para gerenciar essa inúmera quantidade de documentos em forma física. A partir daí, começaram a surgir soluções e foi criado o GED. Cada vez são maiores os investimentos em tecnologia relacionada ao processo de virtualização e gestão documental.  

Inúmeras são suas vantagens: a otimização do tempo, o aumento da produtividade, simplificação da busca por documentos arquivados, acesso aos arquivos sem restrições físicas, do controle e segurança dos documentos, redução de custos necessários para arquivamento e dos riscos envolvendo perda dos documentos. Sob esta ótica, surgiram os mais diversos softwares de gestão eletrônica de documentos que representam um conjunto de ferramentas capaz de armazenar, localizar e recuperar documentos, em qualquer formato (word, imagens, planilhas de Excel, documentos em pdf, mensagens eletrônicas e etc.), gerenciando o ciclo de vida da informação desde sua criação até o seu descarte, sem prejuízo do controle de confidencialidade das mesmas. Os vários tipos de softwares de GED variam de acordo com a funcionalidade de suas ferramentas e o preço. O ideal é adquirir um sistema de GED que atenda às necessidades da empresa com um custo viável, para tal será necessário realizar um projeto de implantação, com uma equipe multidisciplinar, para definir, de forma personalizada, os pressupostos funcionais que o software escolhido deverá ter, de acordo com o custo orçado.