SOCIEDADE EDUCACIONAL DE SANTA CATARINA – SOCIESC
INSTITUTO SUPERIOR TUPY (SOCIESC)
ENGENHARIA DE PRODUÇÃO MECÂNICA
GESTÃO
ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
Charles Rodolfo Dall’ Olivo
Maurício Fernandes
EGP 371
Sistemas de
Informação - Edemar
Marinho
JOINVILLE
MAIO/2012
SUMÁRIO
1 .INTRODUÇÃO...............................................................................................03
2. O QUE É O GED...........................................................................................04
2.1 Tecnologias Relacionadas
ao GED.........................................................04
3. BENEFICIOS DO USO DO GED...................................................................05
4. APLICAÇÕES DO GED.................................................................................06
5. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO X GED....................................................08
6. CONCLUSÃO................................................................................................11
7. REFERENCIA BIBLIOGRAFIACA.................................................................12
Com o passar dos anos, começou-se a perceber
um grande acúmulo de papéis em grandes centros, e essa quantidade vem
aumentando a cada dia. Para cuidar da organização e segurança destes
documentos, iniciaram-se os estudos em relação ao GED (Gerenciamento Eletrônico
de Documentos). Evidentemente, cada empresa trabalha de um
jeito, tem uma cultura própria e também produz as informações de um modo
diferente seguindo este raciocínio. No entanto, estudos comprovaram que mesmo
trabalhando de modos distintos em geral, as empresas seguem um certo padrão
geral no que diz respeito a produção de informações. Este padrão subliminar é o
chamado Ciclo Documental. O GED é a soma de todas as
tecnologias e produtos que visam o gerenciamento de informações de forma
eletrônica, fechando o ciclo completo, desde sua criação até o seu
arquivamento.
A partir de pesquisas realizadas pela AIIM
(Association for Information and Image Management Internacional) 92% das
informações dos EUA estavam em papel. Conforme o tempo foi passando, começaram
a surgir algumas corporações que iniciaram um processo de análise para soluções
de desenvolvimento de sistemas para gerenciar essa inúmera quantidade de
documentos em forma física. A partir daí, começaram a surgir soluções e foi
criado o GED. Cada vez são maiores os investimentos em tecnologia relacionada ao
processo de virtualização e gestão documental.
Inúmeras são suas vantagens: a otimização do tempo, o aumento da
produtividade, simplificação da busca por documentos arquivados, acesso aos
arquivos sem restrições físicas, do controle e segurança dos documentos,
redução de custos necessários para arquivamento e dos riscos envolvendo perda
dos documentos. Sob esta ótica, surgiram os mais diversos
softwares de gestão eletrônica de
documentos que representam um conjunto de
ferramentas capaz de armazenar,
localizar e recuperar documentos, em
qualquer formato (word, imagens, planilhas de
Excel, documentos em pdf, mensagens eletrônicas e etc.), gerenciando o ciclo de vida da informação desde
sua criação até o seu descarte, sem
prejuízo do controle de confidencialidade
das mesmas. Os vários tipos de
softwares de GED variam de acordo com a funcionalidade de
suas ferramentas e o preço. O ideal é
adquirir um sistema de GED que atenda
às necessidades da empresa com um
custo viável, para tal será necessário realizar um projeto de implantação, com uma equipe
multidisciplinar, para definir, de forma personalizada, os pressupostos
funcionais que o software escolhido deverá
ter, de acordo com o custo orçado.
2. O QUE É O GED.
A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de
Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. GED é como um conjunto de
tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma
digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel,
microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.
2.1 TECNOLOGIAS RELACIONADAS AO GED.
Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos
e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis,
passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.
Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão
de documentos do meio físico para o digital.
Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para
conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com
aparelhos scanners.
Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia
que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e
descarte de documentos eletrônicos.
Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de
informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in
/ check-out e versionamento.
Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma
organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas
no tempo previamente definido.
COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a
captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.
Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma
otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que
possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de
dados, automatizando o processo de digitação.Neste sistema são utilizados o ICR
(Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para
o reconhecimento automático de caracteres.
Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo de
vida de um documento, independente da mídia em que se encontre.
Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento,
processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob
controle de categorização e tabelas de temporalidade.
3. BENEFICIOS DO USO DO GED.
O uso do GED leva a alguns
benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente
todos os seus departamentos. Abaixo relação das vantagens:
- Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
- Total controle no processo de negócio.
- Ilimitadas possibilidades de
indexação e localização de documentos.
- Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona
respostas rápidas e precisas.
- Mais agilidade em transações entre empresas.
- Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos
e aumentando a produtividade.
- Melhoria no processo de tomada de decisões.
- Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.
- Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
- Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de
despesas.
- Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos
em rede.
- Melhor aproveitamento de espaço físico.
- Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).
- Evita extravio ou falsificação de documentos.
- Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento
de prazos.
- Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.
- Integração com outros sistemas e tecnologias.
- Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI.
- Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de
recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de
acidentes.
- Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e
equipes.
4. APLICAÇÕES DO GED.
- Ações de Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio
eletrônico e outras tecnologias
- Ações de apoio aos processos de fiscalização
- Apoio documental a sistemas de GIS
- Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente,
aplicações etc.
- Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia
elétrica e outros
- Automação de cartórios
- Bibliotecas digitais
- Cartões de assinatura
- Catálogos de produtos
- Clipping - Arquivos de recortes de jornais e revistas
- Contratos de câmbio
- Contratos de financiamento e leasing
- Controle de bilhetes de companhias aéreas
- Controle de depósitos e pagamentos em retaguarda de agências bancárias
- Controle de documentos arrecadatórios de tributos, impostos, taxas e
multas em organismos governamentais
- Controle do processo de compras
- Conversão de acervo histórico
- Conversão de bibliotecas físicas para digitais
- Conversão de sistema micrográfico
- Desenho de engenharia e relatório técnico
- Disponibilização de documentos oficiais, tais como diário oficial
- Documentação cadastral e societária de empresas
- Documentação de administração hospitalar
- Documentação de auditoria (fiscal, contábil, operacional etc.)
- Documentação de contratação de consórcios
- Documentação de logística de transportes
- Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9001, Excelência em
Serviços, Inmetro etc.
- Documentação e acompanhamento de ciclo de vida de produtos
- Documentação e processos jurídicos
- Documentação e relatórios diversos, incluindo contábeis e financeiros
- Documentação eletrônica de escritórios (exemplo: arquivos Word, Excel,
Power Point etc.)
- Documentação em instituições de ensino
- Documentos das polícias civis, militares, detrans e outros
- Forms Processing - Processamento de Formulários
- Gerenciamento de documentação em benefícios, incluindo áreas de
Recursos Humanos e fundos de Pensão
- Gerenciamento de ordens de serviço
- Gerenciamento de processos de concessão
- Gestão de contratos em geral
- Gestão de correspondências em geral (fax, e-mail e outros veículos)
- Gestão e processamento de pagamentos por cheques e cartão de crédito,
da consulta ao recebimento
- Processamento de importação e exportação.
- Processamento de prontuário das áreas de recursos humanos, incluindo
recrutamento e seleção
- Processamento de Prontuário de pacientes em hospitais
- Processamento de resultados de exames laboratoriais, incluindo serviço
de mensageria
- Processos de crédito imobiliário
- Serviços de Seguradoras: apólice, sinistro, indenização etc.
5. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO X GED
A ciência arquivística permite a
interdisciplinaridade com outras várias áreas do conhecimento. Uma delas é a TI
(Tecnologia da Informação) que freqüentemente vem sendo introduzida no processo
arquivístico devido ao constante avanço tecnológico que vem ocorrendo na
sociedade e, portanto dentro de cada organização que produza documentos. A
agilidade e aumento do índice de recuperação das informações e a redução da
massa documental são alguns benefícios resultantes dessa união.
A GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é uma área
do conhecimento que está inserida no grande campo da Ciência da Informação e
também da TI, sendo resultado dessa interdisciplinaridade. Veja a figura a
seguir:
Enquanto a Ciência da informação "considera
a informação, lato sensu, como seu objeto" e a Arquivologia tende a
considerar "os arquivos" como seu único objeto (JARDIM, 1995
p. 48), percebemos um forte vínculo entre essas áreas, já que a informação não
existe sem um suporte, e visto que o suporte mais a informação caracteriza um
documento. Deste modo, sendo a Arquivologia uma ciência pertencente ao campo da
Ciência da Informação ou vice-versa, o gerenciamento eletrônico de documentos
tornou-se uma área de estudos tanto para os arquivistas quanto para os
analistas de sistemas que o programam. A criação, controle (classificação,
avaliação), manipulação, arrmazenamento (conservação), acesso, difusão e
recuperação da informação cabe ao arquivista procurar o melhor modo de realizar
dentro deste sistema eletrônico, evidenciando a importância do trabalho em
conjunto destes profissionais no momento da implantação de um sistema GED.
Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão electrónica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento.
Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão electrónica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento.
Documentos formam a grande massa de conhecimentos
de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar
eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora
exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.
Qualquer tipo de empresa, pequena,
média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia;
hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento;
escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de
comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser
aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing,
Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e
oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do
Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
6.
CONCLUSÃO.
Diante o grande avanço do mundo globalizado e em consequência
disto a necessidade cada vez maior de reduzir o espaço tempo entre o início e
fim de atividades no meio industrial o GED ( Gestão eletrônica de Documentos) é
uma ferramenta imprescindível para que conseguimos atingir esta meta de cada
vez estarmos realizando nossas atividades em um curto espaço de tempo. Como
visto, isto é um avanço da área de sistemas de informação, que nos dias de hoje
seria impossível termos toda esta simultaneidade e agilidade no desenvolvimento
de atividades que envolvem tecnologia da informação. Por fim a ferramenta GED e
algo que veio a agregar muitos nos ambientes industriais, serviços e a todos
que necessitem desta tecnologia.
7. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA.
GED
Gestão Eletrônica de Documentos.Disponível em:
http://www.ged.net.br/em: 15 maio.2012.
Gerenciamento
eletrônico de documentos (GED).Disponível em:
http://www.indexlog.com.br/: 17 maio.2012.
Gestão
eletrônica de documentos (GED).Disponível em:
http://www.arquivar.com.br/informativo-solucoes/gestao-eletronica-de-documentosb:
17 maio.2012.
